Guia para Elaboração de Procedimento Operacional Padrão (POP)

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento essencial para garantir a padronização e eficiência nas operações de uma empresa. Afinal, o POP descreve as etapas que uma atividade específica requer, incluindo informações detalhadas sobre as responsabilidades envolvidas, os materiais necessários e as precauções que devem ser tomadas.

Elaborar um POP pode ser uma tarefa desafiadora, mas a empresa precisa fazê-lo para garantir que execute suas operações de maneira consistente, evitando erros e aumentando a eficiência.

Neste guia, vamos explorar os passos necessários para elaborar um POP eficaz, desde a definição do objetivo até a revisão e compartilhamento do documento com a equipe. Com este guia, você terá as informações necessárias para criar um POP eficiente e padronizado no seu laboratório.

O que é Procedimento Operacional Padrão (POP)?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento que descreve de maneira detalhada e objetiva como um processo deve ser realizado. Por isso, deve conter informações sobre as etapas do processo, as responsabilidades de cada pessoa envolvida, os recursos necessários, as medidas de controle, entre outras informações relevantes.

Por que é importante ter um POP?

Ter um POP é importante porque ele ajuda a garantir a qualidade dos processos em uma organização. Além disso, ele (o POP) permite que a empresa realize as atividades de maneira mais padronizada e eficiente, o que pode levar a uma redução nos custos e nos riscos operacionais. O POP também é importante para a capacitação de novos colaboradores e para a manutenção do conhecimento organizacional.

Como elaborar um POP?

A seguir, confira as informações recomendadas para ter em um procedimento operacional padrão (POP), conforme as Boas Práticas de Laboratório (BPL) e Boas Práticas de Fabricação (BPF).

• Título: deve ser claro e objetivo, indicando o nome do processo e o seu escopo.
• Código: deve ser único e consistente com o sistema de gestão documental da organização.
• Data: deve indicar a data de elaboração ou revisão do documento.
• Versão: deve indicar o número da versão atual do documento.
• Autor: deve indicar o nome e o cargo do responsável pela elaboração ou revisão do documento.
• Aprovador: deve indicar o nome e o cargo do responsável pela aprovação do documento.
• Histórico de revisões: deve registrar as alterações realizadas no documento, indicando a data, a versão, o autor e o motivo da revisão.
• Objetivo: deve descrever o propósito do POP, indicando os benefícios esperados com a sua aplicação.
• Abrangência: deve definir o âmbito de aplicação do POP, especificando os setores, as áreas ou as unidades envolvidas no processo.
• Referências: deve citar as fontes consultadas para a elaboração do POP, como leis, normas, manuais ou outros documentos internos ou externos.
• Definições: deve esclarecer os termos técnicos ou específicos utilizados no POP, evitando ambiguidades ou interpretações erradas.
• Responsabilidades: deve atribuir as responsabilidades de cada etapa do processo aos respectivos colaboradores ou funções envolvidas, indicando as suas competências e atribuições.
• Procedimento: deve descrever os passos necessários para a execução do processo, de forma clara, simples e sequencial, utilizando verbos no imperativo. O procedimento pode ser apresentado em forma de texto, fluxograma ou tabela, conforme a preferência ou a complexidade do processo.
• Registros: deve indicar os documentos gerados ou utilizados durante o processo, especificando os seus formatos, os seus prazos de guarda e os seus meios de armazenamento.
• Anexos: devem conter informações complementares ao POP, como formulários, modelos, exemplos ou ilustrações.

Conclusão

Em conclusão, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento essencial para padronizar as atividades de uma organização e garantir a qualidade dos processos. Sendo assim, ele fornece instruções detalhadas sobre como realizar um processo, definindo as responsabilidades, recursos necessários e medidas de controle, entre outras informações importantes. Para garantir a conformidade legal e a segurança dos processos, é necessário elaborar um POP com base nas legislações e normas aplicáveis ao setor em que o laboratório atua. Além disso, é fundamental seguir Boas Práticas de Documentação para garantir a precisão e a rastreabilidade dos registros.